Tre tips för den digitala mötesledaren – så håller du effektiva möten


Under den totala omställningen från fysiska till digitala möten under året som gått har vi nog hunnit testa de flesta tekniska verktyg som ska göra våra möten bättre. Men kanske har vi glömt bort människan på vägen? Vi bad retorikexperten Elaine Eksvärd dela med sig av sina bästa tips för den digitala mötesledaren.

Enligt Eksvärd spenderar vi i genomsnitt tre månader per år i möten tillsammans med olika människor och personlighetstyper. Att vara en trygg digital mötesledare är därför en viktig ingrediens för att behålla fokus och engagemang mötet igenom och slippa frustrerade mötesdeltagare som undrar vad de överhuvudtaget har där att göra.

Som mötesledare är det din uppgift att se till att gruppen håller fokus på ämnet samt att alla deltagare har möjlighet att komma till tals. Men hur gör man det på bästa sätt när man både har pratglada extroverter och eftertänksamma introverter med på mötet?

 

Sätt ramen för mötet

Börja med att avsätta 5 minuter av mötet till incheckning där alla får prata fritt. På så vis fångar du upp de extroverta som behöver prata av sig i några minuter innan de är redo att lyssna. Sätt sedan agendan och upplägg för mötet som tillexempel att alla frågor ställs i chatten. Alla samtal som inte rör mötets syfte parkeras och tas upp vid ett annat möte. Ett annat fint tips Elaine gav oss var att den som håller i mötet alltid ska vara kvar sist för att fånga upp eventuella frågor och funderingar som en mer introvert personlighet kanske inte känner sig bekväm med att lyfta inför alla.

Tre saker att ta med sig in i nya möten:

  • Välvilja – Ett vanligt misstag många mötesledare gör är att de omedvetet osynliggör deltagare vars namn de tycker är svåra att uttala. Var därför inte rädd för att bära dumstruten. Våga fråga hur hens namn uttalas i början av mötet så har du det ur vägen sedan.
  • Nyfikenhet – Ska ni ha en presentationsrunda så passa på att bjuda på något otippat om dig själv. Det är ett bra tips för alla som är med på rundan. Inget skapar större välvilja och nyfikenhet som när den sammanbitne ekonomen berättar att hen också brukar köra stand up på norra brunn.
  • Trovärdighet/relevans – Våga ta plats och visa att du kan det du pratar om. Fundera även på vem du som mötesledare är i förhållande till dina mötesdeltagare. En senior och erfaren mötesledare vinner ofta större förtroende genom att visa sig ödmjuk. Är du däremot junior och okänd för dina mötesdeltagare så kan du behöva börja med ett litet skrytkalas om varför just du är relevant i sammanhanget.

Till sist: Är du ny för dina mötesdeltagare och känner dig obekväm med att skrytkalasa om dig själv så kan du alltid be en av dina kollegor att göra dig åt dig. Precis som att du är nyfiken på vad deltagarna tar med sig till bordet så är också de intresserade av vad du som mötesledare tar med dig. Det höjer relevansen för alla.  💜

 

Läs mer om Elaine Eksvärd här.

 

“När mötesdeltagare upplever att ett möte kidnappas av en extrovert är det inte mot den pratglade som frustrationen riktas, utan mot den som håller i det.”

– Elaine Eksvärd

Tidigare nyheter