För många är hemarbete inget nytt, men få är vana vid att jobba hemifrån under långa perioder. Dessutom kan företagskulturen och teamkänslan kännas långt borta när alla sitter på distans. Så hur håller man ihop sitt team när alla är utspridda över hela stan?

Istället för att se distansen som ett hinder, ta vara på möjligheten att bygga upp ett arbetssätt för digitala möten som fungerar. Den dagliga interaktionen på kontoret ger otroligt mycket och det vill man inte förlora, men att kunna arbeta effektivt tillsammans på distans kommer löna sig på många sätt. Så hur möts vi när de fysiska träffarna inte är möjliga?

Testa nya arbetssätt

För det första, ställ inte in ett möte, workshop eller för den delen en aw för att grundidén inte går att genomföra. Titta istället på andra möjligheter och verktyg för att kunna få till sammankomsten. Med största sannolikhet kommer du bli positivt överraskad över hur bra det går att kommunicera med dina kollegor eller hålla i ett större möte på distans.

Tappa inte vardagssnacket

För det andra, tappa inte vardagssnacket. Den vardagliga interaktionen mellan kollegor – att säga hej på morgonen, snacket framför kaffemaskinen, lunchen tillsammans eller bara möjligheten att kunna knacka någon på axeln och bolla lite idéer. Listan kan göras lång över allt som saknas när man jobbar hemifrån, men det går att fixa nästan samma känsla digitalt.

Välj ett gemensamt forum för onlinekontoret

  • Välj ett gemensamt forum där ni säger hej och godmorgon när ni börjar jobba, berätta vad som står på agendan för dagen och säg tack och hej när ni slutar. Den vardagliga kontakten, humorn och bollandet av idéer lever vidare online och den digitala interaktionen blir snabbt vardag och avståndet känns plötsligt mycket mindre.

Planera in avstämningar

  • Planera in några extra avstämningar, hör efter hur arbetet flyter på från hemmakontoret och bolla lösningar på eventuella utmaningar.   

Ta pulsen på medarbetarna

  • Anonyma enkäter kan vara ett bra sätt att få veta hur det faktiskt går och vad ni kan göra bättre för att ge rätt verktyg och stöd till de anställda.

Våga testa digitala AW:s

  • Sist men inte minst, boka inte av den inplanerade AW:n, det går utmärkt att ta ett glas tillsammans den digitala vägen – våga testa!

Så håller du ett lyckat stormöte på distans

Många är vana att skjuta saker på framtiden om en kollega inte är på plats. När vi plötsligen befinner oss i en situation där ingen är på kontoret kan det därför vara lätt hänt att större möten blir inställda. Men med bra förberedelser så kan även ett möte på distans bli lyckad.

Förbered deltagarna

  • Informera om vilka verktyg som behövs inför mötet. Detta är ett bra sätt att få alla att känna sig förberedda. Det är också en bra idé att ha ett tillfälle där deltagarna kan testa tekniken för att se att allt fungerar som det ska.

Utse team-ledare

  • Ska deltagarna delas upp i mindre grupper och lösa en uppgift är det bra att utse team-ledare som redan innan mötet har bjudit in till separata videomöten för respektive grupp. På detta sätt får grupperna ett ställe att mötas på, lösa uppgiften tillsammans, för att sedan koppla upp sig på det större mötet igen (och hoppa mellan dessa om upplägget kräver det).

Se över längden på mötet

  • Se till att mötet inte är för lång. Man orkar inte sitta lika länge i digitala möten som i fysiska. Och precis som vanligt vid längre möten, planera in pauser. Varför inte ta en digital lunch tillsammans?

Använd handtecken

  • För möten på 5-6 personer där alla syns i bild kan du be deltagarna använda enklare handtecken om de vill ställa frågor eller delta i en diskussion. Då slipper folk prata i munnen på varandra och personen som är ansvarig för mötet kan ge ordet till den som tecknar.

Utvärdera mötet

  • Glöm inte bort att låta deltagarna utvärdera mötet efteråt. Även om det känns som att det blev ett lyckat tillfälle finns det ofta något man kan förbättra till nästa gång.

Att bevara företagskulturen och teamkänslan på distans är alltså inte omöjligt – tvärtom. Genom förberedelser, god kommunikation och med de rätta verktygen kan man som företag komma långt i att bygga en härlig företagskultur som lyfter energin, även i de digitala hemmakontoren.