Bild av ett pariserhjul som en metafor för Agil metodik

Agil metodik för kommunikationsteam

Agil metodik ger företag möjlighet att snabbt förändras i takt med sin omvärld. En del drar det så långt som att säga att det är ett måste för att företagen ska överleva. Agila processer tillåter er jobba mer kundfokuserat och med ständigt utveckling i fokus för både era processer och produkter. Dessutom skapar ni förutsättningar för krossfunktionellt samarbete inom och utanför teamet och lär er äga er egen tid – på riktigt.

Agilt ramverk i en o-agil organisation

Att implementera det agila ramverket på avdelningsnivå utan att ha hela organisationen med sig på tåget är svårt, men det går. Även om inte hela organisationen är redo för den förflyttningen så finns det värdefulla fördelar för er som kommunikationsteam, så länge ert nya arbetssätt förankras väl och når de beställare i organisationen som påverkas av ert nya sätt att arbeta.

Många gånger behöver ni utbilda kring nya beställningsförfaranden och kring processen från det att en beställning når teamet och hela vägen till dess att den blir klar. Gör ni det här rätt från början och motiverar teamet till ett agilt mindset finns det bara fördelar med ramverket. En annan viktig framgångsfaktor är att ge det tid och börja småskaligt för att successivt väva in fler moment som hjälper er jobba agilt och bygga bra förutsättningar för effektivt samarbete inom teamet. På lång sikt kommer ert team att generera högre kundnytta på kortare tid.

Konsten att sätta estimat på kreativt arbete

Som kommunikationsteam tar du många gånger emot beställningar från övrig organisation. Det innebär att ni har ett ansvar att leverera på dessa beställningar, och många gånger kommunicera någon form av deadline för då ni förväntas vara klara med uppgiften. Inom den agila metodiken pratar vi inte deadline som i datum – helst, även om de förekommer, utan vi pratar om komplexiteten kring en uppgift i kombination med dess storlek och roller som involveras. Det här symboliserar ni som team genom att använda er av story points som valuta för uppgiftens storlek. Här brukar vi rekommendera att jobba med small, medium och large för att inte fastna på enstaka poäng hit och dit, utan istället inom teamet enas kring hur vida uppgiften är stor eller liten, eller mitt emellan.

Small, medium och large

Det finns en viss komplexitet i att estimera kommunikationsinsatser, därför behöver ni ett format som tillåter lite svängrum. Med small, medium och large-sättet får ni förutsättningarna som krävs att exempelvis uppskatta komplexiteten, tiden och rollerna som involveras i kreativt arbete eller visionära diskussioner och samtal? Jämför det med att estimera arbetet med en landningssida som ska byggas, där koncept, innehåll och design reda finns. Ja, ni hör. Svängrum gör er gott.

I en del team symboliserar storleken smal, medium eller large ett visst spann av story points. Här väljer ni själva, det viktiga är att teamet gemensamt estimerar uppgifterna i backloggen och tillåter det att ta tid innan det sitter. Man brukar säg att det tar nio månader innan teamet hittat sin rätta takt och kan estimera uppgifterna med så liten felmarginal att alla sprintar (planeringsperioder) löper på och hinner klart i tid. Utan stress. Det är ett fint mål att sikta mot.

 

Checklistan för agila kommunikationsteam

  • Gör en tydlig plan. Gör en plan för hur ni vill jobba och vad det innebär för beställare i organisationen. Kommunicera och var tydlig kring hur beställningar ska nå er som team, och när ni tar in nya beställningar.
  • Sätt en tydlig mötestruktur. Jobba fram en tydlig mötesstruktur där utrymme finns för att jobba med estimering, prioritering av backlogg och återblick.
  • Bryt ner uppgifterna i små delar. Bryt ner alla uppgifter så mycket det bara går. Tumregeln lyder – desto mindre uppgifter desto bättre. Testa och ge inte upp.
  • Hitta rätt verktyg. Används samarbetsverktyg som Trello och Azure (tidigare Jira), och jobba aktivt i dem. All information om en uppgift och kommentarerna kring arbetet ska finnas med på kortet.
  • Ge det tid. Ett effektivt team med flow tar tid att bygga, oavsett hur väl ni känner varandra.