Agilt arbete i contentteamet.

Med agila arbetssätt och processer ökar förutsättningarna för ert team att arbeta mer effektivt och flexibelt. I den här artikeln går vi igenom hur ni, i fem steg, kan införa agila processer på teamnivå för att öka effektiviteten och ta ägarskap över er tid. Häng med!

Innan ni sätter igång är det viktigt att ni gemensamt definierar vad agilt arbete innebär för er och vad syftet med era agila processer är. Den agila metodiken är ett stort område att ta sig an, och ni bestämmer själva hur djupt ni vill dyka i ämnet och vilka processer ni vill införa.

Genom att samla teamet för olika workshops blir alla inkluderade och delaktiga i förändringsprocessen. Bestäm er från början för att ha ett öppet och transparent klimat, och uppmuntra varandra att tycka till om ert nya sätt att arbeta. När ni gemensamt kommer fram till hur ni vill arbeta är det lättare att få hela teamet med på tåget. Kom ihåg att det är bättre att börja smått och skala upp än att ta sig an allt på en gång – det viktiga är att ni i längden får till något som fungerar för just er.

En tydlig ansvarsfördelning underlättar för såväl teamet som resten av organisationen. Ert agila team ska vara självstyrande så att ni gemensamt kan ansvara för arbetsuppgifterna och leveranserna. Ett agilt contentteam skulle exempelvis kunna se ut så här:

• Produktägare – Personen med ansvar för contentteamet tar med fördel en produktägarroll och ansvarar för teamets backlog. Hen bör ha en tät dialog med kommunikationsansvarige för att se till att rätt uppgifter prioriteras och levereras, och att ni synkar med den övergripande kommunikationsplanen
• Scrum master – Utse en scrum master som kan axla rollen som teamets supporter. En scrum masters huvudsakliga uppgift är att hjälpa till med planering och prioritering, samt att agera mötesledare. Det gäller också att scrum mastern kan ta upp frågor som skaver, både inom teamet och med andra i organisationen.
• Övriga teammedlemmar – Övriga teammedlemmar, exempelvis copywriters, webbredaktörer och social media managers, tar ansvar för leveranserna och ska ges förtroende och utrymme att själva leda sitt arbete.

När ni definierat vad agilt arbete innebär för er och tydliggjort rollfördelningen är det dags att prata om processerna för hur ni vill arbeta framöver. Här behöver ni fundera kring hur långa sprintar ni vill testa, vilka ceremonier (olika typer av planerings- och uppföljningsmöten) ni vill införa och hur beställningsflödena ska se ut.

Vi har tagit fram en struktur som är enkel att införa:

• Backlog refinement – Under dessa möten tittar ni tillsammans med produktägaren på er backlog för definiering och planering av era arbetsuppgifter. Ha dem i anslutning till sprintplaneringen. Då kommer ni in i sprintplaneringen med en tydlig och strukturerad backlog och kan enkelt plocka in uppdrag till sprinten.
• Sprintplanering – Här pratar ni om kommande sprint och vilka uppgifter ni ska hinna med under den perioden. Testa först att arbeta i två veckors-sprintar för att komma in i arbetssättet och oftare kunna utvärdera.
• Standups – Dessa korta incheckningsmöten kan ni med fördel planera in tre gånger i veckan för att prata hur det går med de olika uppgifterna och hur teamet mår.
• Retro – Här träffas ni och utvärderar er avklarade sprint för att gemensamt prata om vad som fungerade bra, och mindre bra, samt vad ni kan göra annorlunda under nästa sprint. Kom ihåg att låta alla i teamet komma till tals – det är viktigt för att alla ska känna sig inkluderade!

Med en storyboard (planering-/arbetsstavla) får ni bra överblick av er backlog. Trello, Teams och Jira är exempel på digitala verktyg för att skapa tavlor och komma igång. En enkel storyboard kan exemplevis innehålla kolumnerna att göra, beslutat, pågående och klart. Med den uppdelningen får ni snabbt en överblick av uppgifterna ni arbetar med och hur arbetsbelastningen ser ut teammedlemmarna emellan.

När er storyboard är skapad är det dags att göra storypoints (planerings-/arbetskort) för större aktiviteter. Därefter bryter ni ner dem till mindre uppgifter som får egna kort. Med hjälp av korten skapar ni en tydlig planering som hela teamet kan ta ansvar för att genomföra.

Det är svårt att estimera tid för alla uppgifter. Förenkla planeringen genom att sätta en storlek på uppgiften – alltså small, medium och large – snarare än att fokusera på tidsåtgång. Tänk på att fördela så att det är lagom antal kort av alla storlekar i er kommande sprint.

Målet är att ni ska lära er vad ni klarar av att utföra under en sprint och hur många storypoints ni klarar av. Med hjälp av en bra sprintplanering minskar ni ad hoc-uppgifter som ofta gör arbetet onödigt stressigt och ibland sinkat. Men med det sagt, se till att fortfarande ha utrymme för oväntade puckar – det dyker alltid upp saker man inte planerat för!

Det kan vara svårt att ställa om till ett agilt arbetssätt om resten av organisationen inte är med på tåget. Men det går! Det viktiga är att det kommuniceras till beställare, ledning och stakeholders. Era nya processer kanske kräver att en beställning kommer in minst två veckor innan sprintplaneringen? Tydliggör då beställningsprocessen och hur snabbt ni kan leverera.

Ett smart sätt att förankra era agila processer i övriga organisationen är att ta en vända till teamen ni samarbetar med och ge dem en dragning kring hur ni kommer att arbeta. Ofta väcks nyfikenhet kring agila processer även bland andra team, och det är inte sällan fler hakar på.