Få budskapet att nå fram – skriv klarspråk.

Du som skriver och kommunicerar vet att mottagaranpassning är A och O. Du har mycket att vinna på att låta mottagaren styra hur du formulerar texten och vilken ton du väljer. När du kommunicerar tydligt, efter läsarens behov, sparar du både tid och pengar samtidigt som du skapar förtroende och får läsaren att känna sig sedd.

För att mottagaranpassa texten bör du fundera på dessa saker innan du börjar skriva:

• Varför skriver du texten? Vad vill du att läsaren ska veta eller göra?
• Känner den som ska läsa din text till ämnet sedan tidigare eller är det helt nytt?
• Skriver du för någon med lässvårigheter?

De passiva verben är passé – nu vill vi släppa fram de aktiva verben som talar om vad som sker. När du använder passiva verb känns texten lätt formell. Såhär kan det se ut då:

De passiva verben diskuterades och det tycktes att de skulle användas sparsamt.

”Men vem diskuterade?” kanske du undrar. Och det är precis den effekt de passiva verben har: de gömmer personerna i texten och gör den abstrakt. Skriv såhär istället:

Pascal och Priscilla diskuterade och tyckte inte att de passiva verben passade – de använde alltid aktiva verb.

Aktiva verb kräver att du skriver ut vem som gör vad. De gör din text mer konkret, levande och lättare att förstå. De väcker dessutom förtroende, eftersom det inte verkar som att du vill dölja något. Alltså: var så specifik som möjligt och använd aktiva verb så ofta det går!

Ett direkt tilltal, alltså du om du vänder dig till en person eller ni om det är flera, gör din läsare delaktig och din text mer personlig. Du når lättare ut med budskapet om du skriver till människor – inte om dem. Det är särskilt viktigt om du skriver instruktioner eller beslut.

En otydlig instruktion kan se ut såhär:

Den arbetstagande ska se till att informationen är Verbmyndigheten tillhanda vid månadens slut.

Risken är att din läsare undrar vem du menar och kanske tvingas kontakta din kundtjänst för att fråga. Underlätta för både dig och läsaren genom att skriva såhär istället:

Du som arbetar ska informera Verbmyndigheten innan månaden är slut.

Med du-tilltal (och aktivt verb!) är det glasklart vem du vänder dig till och vad du vill att läsaren ska göra!

Det brukar gå fint att svänga sig med internt tugg för branschkollegor, men om du skriver för andra är risken att du tappar bort dem på vägen för att de inte förstår. Undvik ålderdomliga ord, facktermer och byråkratiska uttryck. Om du ändå behöver använda facktermer – se till att du förklarar vad de betyder. Du kan antingen förtydliga dem samtidigt som du nämner dem, eller ha med en liten ordlista vid sidan av texten. Allra bäst är det om du hittar synonymer som är mer vanliga i vardagligt tal.

Alltså: Skriv inte undertecknad om du menar jag, ehuru om du menar fast eller erhålla om du menar få. I regeringskansliets Svarta lista hittar du fler exempel på ord att undvika och vilka du kan använda istället.

Här kan du kontrollera att du har skrivit en tydlig text:

• Mottagaranpassning: Har du tänkt på mottagaren och lagt dig på en nivå som passar?
• Begripliga termer: Vilka termer har du använt? Behöver du förklara vad de betyder?
• Aktiva verb: Är det tydligt vem som gör vad?
• Direkt tilltal: Vänder du dig till läsaren?
• Tydliga rubriker: Har du rubriker som förklarar vad texten handlar om?
• Disposition: Har du strukturerat texten så att den är luftig och lätt att ta sig igenom? Tips: använd punktlistor för uppräkningar. Här berättar vi mer om hur du skriver punktlistor.