Kunskapsbank

Lyckas med contentprojektet på distans

När vi jobbar på distans ställs nya krav på oss som projektledare och konsulter. Här är några tips på hur man på ett bra sätt kan driva contentprojekt på distans.

Nya möjligheter och utmaningar

Med stark vilja att vara aktiv och interaktiv går det utmärkt att driva contentprojekt på distans, menar Emma Lindén, marknads- och säljansvarig på Curious Mind. Men det nya digitala arbetslivet kommer förstås med en del utmaningar.

– Det är svårare att tolka någon på video. Kroppsspråk suddas ut på skärmen. Att se hela personen i ett fysiskt möte låter oss läsa in så mycket mer än vad skärmen visar. Sådant som gör att vi snabbare lär känna varandra. Går det att hitta aktiviteter som ersätter de fysiska mötena, där du och dina kollegor får möjlighet att lära känna varandra via ett videomöte är det otroligt viktigt att ta er den tiden. Det kan vara teambuilding eller en digital aw. Och det här är något som behövs löpande, tipsar Emma.

Hybridmöten är kluriga

Hybridmöten, när några av mötesdeltagarna befinner sig på samma kontor och några deltar på distans, brukar vara de svåraste mötena att få till på ett bra sätt.

– Det bästa är om förutsättningarna är exakt lika för alla. Att alla är på plats eller alla befinner sig på distans. Åtminstone bör alla sitta med samma verktyg, till exempel den digitala whiteboarden. Inga postit-lappar som gör att de som inte är på plats exkluderas, säger Emma.

Att jobba helt på distans innebär också att vissa typiska möten i ett projekt får andra former och kanske behöver delas upp på fler möten, eller med olika typer av roller i olika typer av möten.

– Det är viktigt att skapa en spelplan som fungerar för alla som ska medverka, menar Emma. Mycket styrs av organisationens förkunskaper och vilka verktyg som organisationen tillhandahåller. Till exempel om en organisation inte har video på sina möten, då faller mycket av styrkan i digitala möten.

Tips för lyckade digitala möten

  • Fördela ordet aktivt i mötet för att slippa att deltagarna talar i munnen på varandra.
  • Fördela mötesansvaret genom ett rullande schema på teamets medlemmar, på så sätt ökar ni engagemanget och når snabbare fram till ett mötesformat som alla aktivt kunnat validera och utforma tillsammans.
  • Var tydlig med regler inför mötet – och hjälp mötesdeltagarna att följa dem.
  • Jobba med er feedbackkultur och hitta verktyg som hjälper er att jobba effektivt med detta, vare sig det handlar om feedback på en text eller produkt eller på ett möte eller en kollega.
  • Var tydlig med vilken karaktär ett möte har. Vilken typ av möte är det och vad förväntas av deltagarna? Behöver alla sitta framför en skärm för att kunna ta del av en presentation eller går det att ta en promenad och ringa in till mötet?
  • Se till att alla har koll på vilka verktyg som behövs inför mötet eller workshopen. Om ni ska använda ett nytt verktyg är det en bra idé att skapa ett tillfälle för deltagarna att testa tekniken för att se att allt fungerar innan mötet.

Låt teammedlemmarna veta vad som förväntas

Distansjobb kan göra att vi känner oss ensamma i arbetet. Emma tipsar om att ha en projektledare som visualiserar stegen i processen så alla i teamet vet vad som förväntas hända och ungefär när.

– Det innebär att teamet periodvis kan arbeta mycket på eget håll kombinerat med täta avstämningar och gemensamt teamarbete.På så sätt kan man undvika att någon känner sig ensam, vilsen, inte vet vad som förväntas, undrar varför feedback inte kommer eller varför de stundom jobbar på i tysthet, säger Emma.