När vi jobbar på distans ställs nya krav på oss som projektledare och konsulter. Vi bad Emma Lindén, marknads- och säljansvarig på Curious Mind, dela med sig av sina insikter för hur man driver lyckade contentprojekt på distans.

Med stark vilja att vara aktiv och interaktiv går det utmärkt att driva contentprojekt på distans, menar Emma Lindén. Men det nya digitala arbetslivet kommer också med en del utmaningar, förstås.

– Det är svårare att tolka någon på video. Kroppsspråk suddas ut på skärmen. Att se hela personen i ett fysiskt möte låter oss läsa in så mycket mer än vad skärmen visar, sånt som gör att vi snabbare lär känna varandra. Går det att hitta aktiviteter som ersätter de fysiska mötena, där du och dina kollegor får möjlighet att lära känna varandra via ett videomöte är det otroligt viktigt att ta er den tiden. Det kan vara teambuilding eller en digital aw. Och det här är något som behövs löpande, tipsar Emma.

Hybridmöten är svåra

Hybridmöten, då några av deltagarna är på samma kontor och några av deltagarna deltar via videomötesfunktion på distans, brukar vara de svåraste mötena att få till på ett bra sätt.

– Det bästa är om förutsättningarna är exakt likadana för alla, antingen alla på plats eller alla på distans. Åtminstone bör alla sitta med samma verktyg, som till exempel den digitala whiteboarden. Inga postit-lappar som gör att de som inte är på plats exkluderas, säger Emma.

Att jobba helt på distans innebär också att vissa typiska möten i ett projekt får andra former och kanske behöver delas upp på fler möten, eller med olika typer av roller i olika typer av möten.

– Det är viktigt att sätta en spelplan som fungerar för de teammedlemmar som ska medverka, menar Emma. Mycket styrs av organisationens förkunskaper och vilka verktyg som organisationen tillhandahåller. Till exempel om en organisation inte har video på sina möten, då faller mycket av styrkan i digitala möten.

Digitala möten vi vet fungerar

  • Fördela ordet aktivt i mötena för att slippa att man talar i mun på varandra.
  • Fördela mötesansvaret genom ett rullande schema på teamets medlemmar, på så sätt ökar ni engagemanget och ni når snabbare fram till ett mötesformat som alla aktivt kunnat validera och utforma tillsammans.
  • Var tydlig med regler inför mötet – och hjälp mötesdeltagarna att följa dem.
  • Jobba med er feedbackkultur och hitta verktyg som hjälper er att jobba effektivt med detta, vare sig det handlar om feedback på en text eller produkt eller på ett möte eller en kollega.
  • Var tydlig med vilken karaktär ett möte har. Vilken typ av möte är det och vad förväntas av deltagarna? Ska alla sitta framför en skärm och kunna ta del av en presentation eller digital whiteboard eller kan man gå på en promenad och ringa in till mötet?
  • Se till att alla har koll på vilka verktyg som behövs inför mötet eller workshopen. Om ni ska använda ett nytt verktyg är det en bra idé att ha ett tillfälle då deltagarna kan testa tekniken för att se att allt funkar innan mötet.

Låt teammedlemmarna veta vad som förväntas

Distansjobb kan göra att vi känner oss ensamma i arbetet. Emma tipsar om att ha en projektledare som visualiserar stegen i processen så att alla i teamet vet vad som förväntas hända och ungefär när.

– Det innebär att vissa perioder kanske teamet jobbar mer på egen kant medan andra perioder krävs inloggning i chatten hela dagar. Nu hårdrar jag det, men jag tänker att det här är vägen för att undvika att någon känner sig ensam, vilsen, inte vet vad som förväntas, undrar varför feedback inte kommer eller varför de stundom jobbar på i tysthet, säger Emma.


Du kanske också gillar